So erstellt man einen guten Dienstplan

Die Erstellung eines Dienstplans stellt für die Personalabteilung eines jeden Unternehmens eine große Herausforderung dar. Denn sofern ein Dienstplan nicht korrekt geplant ist, kann dies zu personellen Engpässen führen, wodurch die anwesenden Beschäftigten mehr leisten, da das Unternehmen andernfalls Gefahr laufen würde, die gesteckten Ziele zu verfehlen. Damit Sie gar nicht erst in eine derartige Situation geraten, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag verraten, worauf man bei der Erstellung eines Dienstplans achten sollte.

Dienstpläne im Voraus erstellen

Dienstpläne sollten immer möglichst lange im Voraus erstellt werden, da so die Möglichkeit besteht, diese noch ein wenig anzupassen. Wird der Dienstplan den Beschäftigten erst eine Woche zuvor ausgehändigt, führt dies häufig zu großem Unmut unter den Mitarbeitern, da diese nicht die Gelegenheit haben, ihre Aktivitäten im Voraus zu planen. Aus diesem Grund sollten Dienstpläne den Beschäftigten mindestens vier Wochen im Voraus ausgegeben werden oder man sollte zu Beginn des Jahres einen Jahresdienstplan veröffentlichen.

Engpässe erkennen und beheben

Neben Wochenende und Feiertagen führen auch Urlaubs- und Fortbildungstage sowie die Schulzeiten der Auszubildenden zu Ausfällen. Um dadurch verursachte Engpässe möglichst frühzeitig zu erkennen, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu motivieren, ihre Urlaubsanträge möglichst frühzeitig oder direkt zu Jahresbeginn einzureichen. Denn dann können die Urlaubszeiten bei der Erstellung der Dienstpläne berücksichtigt werden, wodurch sich Engpässe vermeiden lassen. Mit der Dienstplan App von Papershift haben Unternehmen die Urlaubszeiten oder krankheitsbedingten Ausfälle von Mitarbeitern stets im Blick und können auf diese bei der Erstellung der eigenen Dienstpläne berücksichtigen. 

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Maximale Urlaubstage pro Monat

Vor allem in den Sommermonaten häufen sich in den meisten Unternehmen die Urlaubsanträge der Mitarbeiter. Damit es hierdurch nicht zu einer Unterbesetzung kommt, sollten Unternehmen die maximale Anzahl an Urlaubstagen pro Monat begrenzen. Dafür wird die Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem jährlichen Urlaubsanspruch multipliziert und mit den restlichen Urlaubstagen addiert, um den Monatsdurchschnitt zu berechnen. Im Anschluss daran wird das Ergebnis durch zwölf Monate geteilt und zu dem Ergebnis 20 % hinzuaddiert.

Ausreichend Personal einplanen Bei der Erstellung von einem Dienstplan sollte immer auch Ersatzpersonal mit eingeplant werden, für den Fall, dass einer der eingeplanten Mitarbeiter kurzfristig erkrankt. Aus diesem Grund sollten Unternehmen auch nicht mit der vollen Arbeitszeit der Mitarbeiter planen, sondern lediglich mit 20 %. Denn nur so können Engpässe oder ein Verpassen der Unternehmensziele effektiv vermieden werden.

Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen

Die Mitarbeiter in sämtlichen Unternehmen wissen es zu schätzen, wenn diese sich auf die Gültigkeit des Dienstplans verlassen können, ohne befürchten zu müssen, ständig für einen Kollegen einzuspringen. Gerade für Mitarbeiter mit einer Familie zu Hause ist es daher wichtig, dass diese dazu in der Lage sind, ihre Freizeitaktivitäten verbindlich zu planen. Zwar kann es zwischendurch immer einmal zu unerwarteten Zwischenfällen kommen, welche den zuvor erstellten Dienstplan komplett auf den Kopf stellen, doch das sollte auf keinen Fall zur Regel werden. Vielmehr sollten Unternehmen versuchen, die Wünsche ihrer Mitarbeiter so gut es geht zu erfüllen, damit diese möglichst zufrieden sind.

Die gesetzlichen Vorgaben beachten

Selbstverständlich sollten Unternehmen bei der Erstellung von Dienstplänen auch immer die gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf die Höchstarbeits- und Ruhezeiten berücksichtigen. Hierzulande hat ein Arbeitstag 8 Stunden, allerdings darf dieser auf zehn Stunden verlängert werden, sofern die durchschnittliche Arbeitszeit an Werktagen am Monatsende 8 Stunden beträgt.

Die Ruhezeiten sind dagegen vor allem für Arbeitnehmer, die im Schichtbetrieb arbeiten, von Bedeutung. Denn diesen steht zwischen zwei Schichten eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu. Ein Mitarbeiter, der montags um 20 Uhr mit der Arbeit fertig ist und am Dienstag bereits um 6 Uhr wieder zur Frühschicht antritt, hätte dazwischen lediglich eine ununterbrochene Ruhezeit von 10 Stunden. Somit würde es sich in diesem Fall um eine Missachtung der gesetzlichen Ruhezeiten handeln. Würde der Mitarbeiter dagegen eine Stunde später mit seiner Schicht beginnen, wäre dies wiederum vollkommen legal.