Büroumzüge bieten Chancen zur Senkung der Kostenstrukturen, zum Ausbau des Unternehmens oder zur Neuausrichtung der gewerblichen Aktivitäten. Zusätzlich zu diesen positiven Motiven fügen sich weniger erfreuliche Gründe für Büroumzüge ins Gesamtbild ein, wie z. B. die Verkleinerung des Unternehmens aufgrund von Auftragsverlusten. Welche Hintergründe ein Bürowechsel auch haben mag: Er sollte stets kompetent durchgeführt werden, denn andernfalls besteht die Gefahr, dass er kostspieliger wird als er es hätte sein müssen.
Büroumzüge aus negativen Gründen kommen seltener vor; insbesondere bei kleinen bis mittelständischen Unternehmen sind Büroumzüge mit negativen Motiven seltener. Sollte es zu einer Verschlechterung der finanziellen Situation kommen, dann wird meist an anderen Ecken gespart. Das Büro als Prestige-, Status- und Vertrauensobjekt der Kunden bleibt hingegen bestehen.
Des Öfteren finden Umzüge deswegen statt, um ein besseres Büro zu beziehen oder das Unternehmen auszubauen. Diese Annahme deckt sich auch mit den Entwicklungen der sächsischen Wirtschaft. Seit 2000 ist das Bruttoinlandsprodukt (BIP) in Sachsen nämlich um 30 % gestiegen – die höchste Wachstumsrate unter den Bundesländern Deutschlands! Die wirtschaftliche Weiterentwicklung sorgt für das Entstehen neuer Unternehmen, ein Wachstum bestehender Unternehmen und neue Arbeitsplätze. All das erfordert Büroflächen und -umzüge.
Die Erfahrung zeigt: Unternehmen, die für ihren Büroumzug einen individuellen Service buchen, haben meist geringere Kosten zu tragen. Einerseits führt die Kompetenz des Dienstleisters zu einer Kenntnis über die idealen Abläufe beim Umzug, was den Zeitaufwand für den Umzug minimiert und die Effizienz steigert. Andererseits sind die Anforderungen bei einem Büroumzug oftmals derart kompliziert gestrickt, dass nur ein professioneller Dienstleister diese schnell und sinngemäß zu erfüllen vermag:
Einige Alternativen zur Beauftragung eines Dienstleisters erscheinen höchst unwahrscheinlich. So wäre beispielsweise die Anschaffung spezieller Maschinen zum Transport schwerer Büroausstattung mit hohen Kosten verbunden, sodass sie sich aufgrund der Seltenheit von Umzügen nicht lohnt. Aus diesem Grund besteht in einigen Branchen keine Alternative zu der Beauftragung eines Umzugsunternehmens. Branchenunabhängig macht die Beauftragung eines Dienstleisters vor allem dann Sinn, wenn das Unternehmen groß ist. Ein Beispiel für einen großen Umzug und den dahinter steckenden Zeitaufwand bot der Umzug des neuen Technischen Rathauses.
Speziell im beruflichen Kontext ist aus etwaigen Gründen auf die sorgfältige Umzugsdurchführung Acht zu geben. Zu diesen Gründen gehört u. a. die Sensibilität privater Daten, die teilweise noch auf Papieren in Akten niedergeschrieben sind und sicher transportiert gehören. Außerdem muss der Transport ohne Sachschäden verlaufen, weil die Unversehrtheit der Büroausstattung maßgeblich dafür ist, die betrieblichen Prozesse am neuen Ort ungestört wiederaufnehmen zu können. Drei Tipps stehen eng in Zusammenhang mit diesen Aspekten und sind ein Zeichen der Professionalität eines Umzugsunternehmens.
Der erste Tipp bezieht sich auf eine Besichtigung des Büros vor dem Umzug. Um den Umzug fachgerecht durchführen zu können, wird ein professioneller Anbieter – einige tun es kostenlos – eine Besichtigung des Büros vornehmen. Im Anschluss an die Besichtigung kann der Anbieter den Umzug minutiös und optimal planen.
Beim zweiten Tipp geht es um die Ausstattung des Umzugsunternehmens: Ein Anbieter sollte über das erforderliche Equipment verfügen, um den Transport aller Gegenstände adäquat zu vollziehen. Schutzmatten ebenso wie Geräte zum Transport, Möbellifte und vieles mehr zählen hierzu.
Zuletzt sind Versicherungen für den Schadensfall eine wichtige Komponente. Wenn alle Stricke reißen und eine Sache beim Umzug beschädigt wird, sollte der Sachschaden abgesichert sein. Gegebenenfalls bietet das Umzugsunternehmen eine Zusatzversicherung an, damit nicht nur der Zeitwert, sondern auch der Wiederbeschaffungswert eines Gegenstandes erstattet wird.