Der Dezember ist nicht nur Adventszeit – für viele Vermieter bedeutet er auch den Endspurt für die fristgerechte Nebenkostenabrechnung 2024. Denn für zahlreiche Mieterinnen und Mieter endet am 31. Dezember die Betriebskostenperiode. Im Anschluss haben Vermieter bzw. Hausverwaltungen zwar zwölf Monate Zeit, die Abrechnung zu erstellen und zu versenden, doch trotz dieser scheinbar großzügigen Frist sind auch im Dezember viele Abrechnungen noch nicht fertig. In der Hektik, alles rechtzeitig abzuschließen, bleiben Fehler jedoch nicht aus. Wir erklären, worauf Vermieter und Mieter jetzt besonders achten sollten.

Viele Eigentümer übertragen die Nebenkostenabrechnung einer professionellen Hausverwaltung. Andere wiederum setzen auf digitale Unterstützung durch moderne Immobilienverwaltungssoftware, die an Fristen erinnert und bei der korrekten Berechnung hilft. Doch unabhängig davon, wie die Abrechnung erstellt wird, gilt: Nur wenn die Abrechnung fristgerecht zugestellt wird, hat der Vermieter das Recht, Nachforderungen zu erheben.

Ergibt sich dagegen ein Guthaben, lehnen sich Mieter oftmals entspannt zurück. Dennoch sollte man auch in diesem Fall die Abrechnung genau prüfen. Schließlich zählt am Ende nicht nur, ob Geld zurückfließt, sondern ob der eigene Kostenanteil korrekt berechnet wurde – und das ist längst nicht immer der Fall. Studien und Beratungsstellen weisen regelmäßig darauf hin, dass ein hoher Anteil der Betriebskostenabrechnungen Fehler enthält.

Typische Fehler sind unter anderem:

• Falsche oder unvollständige Umlageschlüssel, z. B. Verteilung nach Quadratmetern statt nach Verbrauch
• Nicht umlagefähige Kosten, die dennoch angesetzt werden (z. B. Reparaturen, Instandhaltung, Verwaltungskosten)
• Fehlerhafte Erfassung von Verbrauchswerten, etwa durch falsche oder geschätzte Zählerstände
• Unzulässige Pauschalen oder überhöhte Kostenansätze
• Nicht nachvollziehbare oder fehlende Belege
• Falsche Zuordnung von Ausgaben, etwa Kosten für mehrere Gebäude, die einem Objekt allein zugerechnet werden

Was können Mieter bei einer fehlerhaften Abrechnung tun?

Zunächst empfiehlt sich das Gespräch mit dem Vermieter oder der Hausverwaltung. Oft lassen sich Missverständnisse schnell klären.
Sollten weiterhin Zweifel bestehen, sollte ein Widerspruch schriftlich erfolgen – Mieterinnen und Mieter haben dafür zwölf Monate Zeit, gerechnet ab Erhalt der Abrechnung.

Kann der Vermieter eine Nachforderung korrekt belegen, bleibt sie übrigens gültig vorausgesetzt, die ursprüngliche Abrechnung wurde rechtzeitig, also bis Ende 2025, zugestellt.

Die Adventszeit ist für Vermieter und Hausverwaltungen oft alles andere als besinnlich, denn in vielen Fällen steht noch die Betriebskostenabrechnung für 2024 aus. Doch auch für Mieter kann die Weihnachtsstimmung schnell getrübt sein, wenn überraschend eine hohe Nachforderung ins Haus flattert. Selbst bei einer Rückzahlung lohnt sich ein genauer Blick, denn viele Abrechnungen enthalten Fehler. Fällt das Guthaben nach Prüfung höher aus, kann dies das Weihnachtsfest wiederum deutlich aufhellen.