Ein gut geführtes Unternehmen zeichnet sich durch eine durchdachte Struktur und ein hohes Maß an Organisationsprofessionalität aus. Es müssen effiziente Prozesse eingeführt werden, die dabei helfen, in allen Bereichen den Überblick zu behalten. Ein Bereich, der durchaus eine große Position im Unternehmen einnehmen kann, ist der Fuhrpark. Es muss sich gar nicht um ein großes Logistikunternehmen mit hunderten von Fahrzeugen handeln, auch kleinere oder mittelständige Unternehmen, welche über eine überschaubare Anzahl an Fahrzeugen verfügt, muss diese regelkonform handhaben. Ein Fuhrpark ist ein dynamischer Bestandteil und muss regelmäßig gepflegt werden. Die Verwaltung des Fuhrparks kann das eine oder andere Unternehmen an die Grenzen bringen. Man stellt nicht nur Fahrzeuge zur Verfügung, man kontrolliert auch die dazugehörigen verwaltungstechnischen Gegebenheiten. Denn ein Fuhrpark stellt einen großen Kostenfaktor dar, der genau im Auge behalten werden muss.
Es fängt bereits mit einfachen Fragen an:
Diese Fragen fließen mit in eine vorausschauende Verwaltung ein. Interessant wird eine lückenlose Dokumentation auch, wenn man bestimme Fälle bearbeiten muss, wie Bußgelder, Fahrzeugausfälle oder Unfälle.
Optimal kann hier eine Fuhrparkmanagement Software aushelfen. Diese selbstdenkende Software wurde so entworfen, dass sie zum einen kinderleicht zu bedienen ist und zum anderen automatisch Dokumente zuordnet und dadurch einen Überblick verschafft. Hierfür scannt man wichtige Vertragsdetails, monatliche Zahlungen, oder Serviceintervalle mit der Hand ein und das System ordnet diese in sekundenschnelle zu. Auf dem Dashboard kann man sich alle Details zur Fahrzeugflotte auf einem Blick anzeigen lassen. So erhält man in kürzester Zeit einen großen Gesamteinblick über die aktuelle Gegebenheit. Besonders zu erwähnen gilt, dass die Software erinnert, wenn dringende Termine anstehen. So werden keine Inspektions- oder Zahlungsfristen verpasst.
Der Fuhrpark eines Unternehmens beeinflusst nicht nur die logistische Abteilung. Es hat vielmehr auch Auswirkungen auf ganz verschiedene Ebenen. Das Controlling zum Beispiel ist hier stark involviert. Hier geht es um die Themen wie Kostenkontrolle und Budgetverantwortung. In der Rechtsabteilung kümmert man sich darum, Informationen zur Verfügung zu stellen, die mit der Haftung und Vorschriften zu tun haben. Sogar die Personalabteilung muss in das Thema Fuhrpark involviert werden. Die angestellten Fahrer müssen geschult und belehrt werden. Schnell wird klar, dass diese ganze aufwendige Verwaltung am leichtesten mit einer digitalen Lösung gehandhabt werden sollte. Es ist eine notwendige Weiterentwicklung für ein Unternehmen, die nichts mit Bequemlichkeit zu tun hat. Daten werden vermehrt in Echtzeit verarbeitet. Zur Fahrzeugortung oder auch rein zu analytischen Zwecken ist dies wichtig. Wer sich hier noch auf manuelle Prozesse, wie Excel-Tabellen oder einzelne Ablageordner verlässt, der wird nicht mithalten können und läuft auf die Gefahr zu, über kurz oder lang den Überblick zu verlieren.
Ein rundum digital geführter Fuhrpark schafft Transparenz und vereinfacht die Abläufe im Unternehmen. Es könne auf einfachste Weise Verantwortlichkeiten zugeordnet werden. Dadurch wird viel Verwaltungsaufwand wegfallen. Durch diese Art der Verwaltung minimiert sich auch das Risiko von Fehlern bzw. Fehlerquellen. Digitale Systeme erkennen Unklarheiten und weisen darauf hin. Die Daten können effizient kontrolliert werden, was wiederum eine Auswertung erleichtert.
Im Grunde möchte man mit einer digitalen Fuhrparksoftware doch eines erreichen: Den Überblick behalten. Dies bringt erheblich Vorteile. Es könne in nur wenigen Minuten wichtige Fragen beantwortet werden:
Diese und andere Fragen helfen dabei, zu entscheiden, wo und in welchem Rahmen beim Thema Fuhrpark Kosten eingespart werden können. Es zeigt aber auch an, wenn man Engpässe hat und man sich über Neuanschaffungen informieren sollte.
Die Entscheidung, den Fuhrpark digital zu führen, sollte sich jedes Unternehmen ganz individuell stellen. Unternehmen, die sich auf eine solche technische administrative Erleichterung einlassen, beweisen, dass sie Verantwortung übernehmen und sich Herausforderungen stellen. Sie nutzen Ressourcen smart und wollten in der Zukunft am Markt mithalten. Wer die Digitalisierung zulässt, der erkennt schnell, dass ein Fuhrpark mit allen Unternehmensbereichen zusammenhängt.